Twee á drie keer per jaar geef ik een workshop voor aanvragers over het werven van geld bij vermogensfondsen. Mijn motivatie om dit te doen is om te voorkomen dat fondsen aanvragen krijgen die hoe dan ook niet in hun beleid passen en om de kwaliteit van de ingediende aanvragen die daar wel binnen vallen te verbeteren. Ik geef deelnemers aanwijzingen voor het gericht zoeken naar een relevant fonds en hoe ze zich dienen te verdiepen in het beleid van de fondsen die ze op hun radar vinden. Ook geef ik hen tips voor het structureren van hun aanvraag, het opstellen van een projectbegroting en een dekkingsplan.
Tijdens de workshop en na afloop benaderen deelnemers me met praktische vragen. Een herhaaldelijk gestelde vraag is: hoe weet ik hoeveel geld ik van een fonds kan vragen? Aanvragers ontbreekt het vaak aan informatie over hoe fondsen aanvragen beoordelen en in welke mate ze eventueel bereid zijn aan een project bij te dragen. Ik raad hen daarom altijd aan fondsen vooraf te bellen als bijvoorbeeld website of jaarverslag onvoldoende informatie over richtbedragen biedt. Een telefoontje kan een beeld geven van hoe hoog een gevraagde bijdrage redelijkerwijs mag zijn.
Als dat niet mogelijk is, hebben aanvragers geen andere optie dan het ongedekte bedrag in zijn geheel aan de gevonden fondsen voor te leggen. Als deze fondsen er naar streven om de begroting gedekt te krijgen, zullen ze met elkaar in overleg moeten gaan om hun bijdragen op elkaar af te stemmen.
Dat gebeurt echter niet altijd, en de uitkomst van de besluiten kan aanvragers voor lastige dilemma’s stellen. In het ene geval ontvangen ze minder bijdragen dan gevraagd en is de begroting niet dekkend. Ze hebben dan de keuze om hun project kleinschaliger uit te voeren (met het nodige verlies aan impact tot gevolg) of andere fondsen te benaderen om de dekking alsnog rond te krijgen (met het nodige tijdverlies tot gevolg).
In het andere geval ontvangen aanvragers meer dan ze in totaal bij de fondsen hebben aangevraagd. Dit kan tot aardige verwarring leiden. Hoe moet de extra bijdrage worden gezien? Als bonus? Vloeien er verplichtingen uit voort? Bijdragen die een aanvrager zijn toegekend zal hij niet graag laten lopen. Begrijpelijk dus, als hij doet alsof zijn neus bloedt. Of moet de aanvrager juist wel melden aan de fondsen dat hij meer bijdragen heeft ontvangen dan gevraagd?
Ik raad aanvragers aan om in een dergelijk geval altijd te overleggen met de mede-financierende fondsen, om na afloop niet voor verrassingen te komen te staan. Niet voor niets verzoeken sommige fondsen om op de hoogte te worden gehouden van de stand van de fondsenwerving terwijl zij de aanvraag in behandeling hebben. En toch wordt aan diverse projecten te veel geld bijgedragen. Dat is op zich geen probleem, als aanvragers duidelijkheid hebben over hoe ze daar mee om moeten gaan. In de praktijk blijkt echter dat fondsen totaal verschillend omgaan met teveel toegekende bijdragen. Het ene fonds maakt het niet uit en zal de aanvrager adviseren om na afloop van het project gewoon verantwoording af te leggen over het totaal ontvangen bedrag. Een ander fonds zal de aanvrager de suggestie doen het project op te schalen en vragen om een bijgewerkte projectbegroting. Een derde fonds zal daarentegen van de aanvrager verlangen om verantwoording af te leggen over de projectomvang zoals die was ingediend en het eventuele overschot niet uitkeren dan wel verzoeken om terugbetaling. Combinaties hiervan zijn ook mogelijk.
Dat lijken mij al genoeg redenen om in gesprek te gaan met de fondsen. Uitgangspunt in dat gesprek is dat de projectomvang en –kwaliteit onveranderd blijft. Het is namelijk niet aannemelijk dat een organisatie die geld heeft geworven voor een project van bijvoorbeeld € 55.000 ook in staat is om hetzelfde project op korte termijn op te schalen naar een omvang van pakweg € 68.000. Dat zou bijvoorbeeld betekenen dat de aanvrager plotseling extra personeel moet vrijmaken en extra deelnemers moet vinden. In het projectplan voorgestelde deadlines komen waarschijnlijk te verschuiven. Mogelijk zal de aanvrager ook zijn eigen bijdrage moeten verhogen, om de verhouding met de overige bijdragen te handhaven. Dit zijn organisatorische uitdagingen die aanvragers voor problemen kunnen stellen.
Uiteraard dienen aanvragers uit te gaan van de voorwaarden die door elk fonds zijn gesteld aan situaties van dekkingsoverschot (overfinanciering). Als de toekenningsvoorwaarden geen uitsluitsel bieden hebben zij een aantal opties:
1. Ze laten het initiatief aan de fondsen over en vragen hen wat te doen met het overschot. Ik raad dit af, omdat het van passiviteit getuigt, maar er kunnen voorwaarden zijn gesteld aan de toekenningen die hen nopen hiervoor te kiezen.
Opschaling is een mogelijke uitkomst van deze insteek, maar niet iets waarvan een aanvrager op voorhand kan uitgaan. Alle fondsen zouden in zo’n geval akkoord moeten gaan met (of in elk geval betrokken moeten zijn bij) de aanpassingen die mogelijk voortvloeien uit opschaling – zoals aangepaste projectdoelen, een langere aanlooptijd, een verhoudingsgewijs lagere eigen bijdrage, of het inhuren van zzp’ers.
2. Ze doen een voorstel voor herverdeling/verlaging van toegekende bijdragen onder de mede-financierende fondsen. Daarbij kunnen ze een aantal uitgangspunten nemen:
2.1 Elk fonds wordt een evenredige verlaging voorgesteld, gerelateerd aan het toegekende bedrag. Het nadeel van deze benadering is dat het veel rekenwerk vergt en ook in alle financiële rapporten consequent moet worden doorgevoerd. Het voordeel is dat de aanvrager bij meer fondsen de mogelijkheid behoudt om met een goed project voor de dag te treden.
2.2 Indien één van de bijdragen teveel is omdat de projectbegroting al is gedekt door die van andere financiers, kan de aanvrager besluiten om van deze ene bijdrage af te zien. Het voordeel van deze benadering is het vermijden van administratieve handelingen, nadeel is dat één fonds zo wordt uitgesloten van het delen in het mogelijke succes van het project.
Aanvragers kunnen zich ook laten leiden door strategische motieven. Wellicht hebben zij van één fonds na herhaaldelijke pogingen eindelijk een bijdrage weten te bemachtigen. Daar zullen ze niet gauw van afzien. Fondsen die al hebben bijgedragen aan eerdere projecten kunnen voor één keer hun bijdrage laten vrijvallen, in de verwachting dat de aanvrager in de toekomst een nieuwe aanvraag kan indienen. Ten slotte kunnen signalen in de communicatie met een fonds hun keuze bepalen voor het laten afvallen van financiering. Met het ene fonds heeft een aanvrager een warmere band dan met het andere.
Het valt voor een aanvrager niet mee om het hoofd koel te houden in dit soort situaties. Ik ken de stemming die ontstaat als toekenningen in de bus vallen. Het leidt vaak tot euforie, die een geweldige impuls kan geven aan een project maar niet altijd de goede randvoorwaarden creëert voor een zakelijke benadering van de relatie met fondsen.
Hoeveel moeite het ook kost om af te zien van financiering, ik houd aanvragers altijd voor dat ze op z’n minst de sympathie van een fonds hebben te winnen door overfinanciering te melden. Als je drie zilveren medailles hebt gewonnen, terwijl je maar twee gouden nodig had, kun je er misschien één teruggeven of alle drie ‘verbronzen’. De meeste fondsen weten eerlijkheid en transparantie op waarde te schatten en dat kan een rol spelen bij een volgende aanvraag. Wellicht wint de aanvrager de volgende keer drie maal goud.