Minder hagel, meer focus

Niet alleen aanvragers schieten met hagel, vermogensfondsen kunnen er zelf ook wat van. Maken fondsen werkelijk het verschil met hun manier van bijdragen aan maatschappelijke projecten? Zijn er misschien mogelijkheden tot verbetering?

Schieten met hagel

De meeste fondsen waarvoor ik werk hebben er moeite mee dat aanvragers hen lukraak benaderen voor een bijdrage. Dat gebeurt meestal per brief, opgesteld volgens een standaard formulering, waarin een (vaak bescheiden) bijdrage wordt gevraagd voor een initiatief, zonder dat blijkt of de aanvrager zich heeft verdiept in het fonds dat wordt benaderd. Zo’n brief leest als een sollicitatiebrief die iemand schrijft uit plichtsbesef, terwijl hij de aangeboden functie eigenlijk niet wil. De aanhef is meestal generiek, en het gevraagde bedrag past vaak binnen de kleinste besluitvormingsprocedure van het fonds. In het dekkingsplan is geregeld een flinke lijst fondsen opgenomen voor vergelijkbare kleine bedragen, waarbij alle gevraagde bedragen bij elkaar de begrote uitgaven meestal overstijgen. Het voelt als minimale inspanning – met vaak ook minimaal resultaat.

Toch kun je zo’n brief niet zomaar beoordelen of op voorhand afwijzen. De meeste fondsen voelen zich (op zijn minst moreel) verplicht om zo’n initiatief serieus te benaderen en onderzoek te doen. Vaak is een aantal scherpe vragen afdoende om de aanvrager te doen overwegen om een gedegen plan in te dienen, of te laten reageren met de strekking: ‘laat maar, wij hebben elders al voldoende bijdragen ontvangen’.

Aanvraagbeoordelaars hebben een uitdrukking voor deze wijze van fondsenwerven: schieten met hagel. Voor kleine projecten, onder de € 10.000,- maar meestal nog minder, kán dit een haalbare benadering zijn. Sommige fondsen zijn bereid om één á tweeduizend euro bij te dragen zonder al te veel vooronderzoek, als er maar twee of drie fondsen nodig zijn om een begroting dekkend te krijgen. Maar vaak werkt het contraproductief, omdat het eerder niet dan wel een bijdrage oplevert.

Nog meer hagel

Opmerkelijk genoeg schieten fondsen zelf ook met hagel. Zo beperken fondsen hun bijdrage aan de meeste projecten die voldoen aan de richtlijnen voor een toekenning tot een fractie van de totale projectomvang – het bedrag onderaan de streep in de begroting dus. Zelden is het meer dan de helft, in de meeste gevallen beperkt het zich tot zo’n 8 á 15 %.1

Veel fondsen beweren geld bij te dragen aan initiatieven waarvoor reguliere financiering (overheidssubsidie, leningen) ontbreekt. Tegelijk zijn fondsen minder geneigd om bij te dragen als de aanvrager niet aannemelijk kan maken dat na de opstartfase een vorm van overheidsfinanciering of het genereren van inkomsten in het verschiet ligt. Op de keper beschouwd is het verschil tussen financiering van fondsen en die van andere financiers vooral merkbaar aan de verwachtingen die fondsen stellen aan aanvragers, vastgelegd in de toekenningsvoorwaarden. Deze beperken zich in veel gevallen tot inspanningsverplichtingen: als de aanvrager zijn best doet om een project goed uit te voeren, dan zijn de fondsen tevreden. Ze zijn niet gerelateerd aan prestaties en ook niet afdwingbaar. Reguliere financiers daarentegen zullen eerder geneigd zijn om prestatieverplichtingen te verbinden aan een subsidie. In het geval van een lening zal die moeten worden terugbetaald.

Terwijl fondsen dus zeggen bereid te zijn om risico’s te nemen met financiering van projecten zonder verwacht financieel rendement én waarvan zelfs het maatschappelijk rendement vaak niet meetbaar is, spreiden zij risico’s door hun bijdrage te maximeren. Is dat niet vreemd?

Ja, dat is bijzonder vreemd, omdat met een beperkte bijdrage er nauwelijks iets valt te zeggen over de verandering die een fonds heeft mogelijk gemaakt met zijn bijdrage aan een project. Het spreiden van giften dwingt aanvragers om te sprokkelen. Hoe meer financiers een project heeft, des te moeilijker het is vast te stellen wat er met wiens bijdrage is gedaan. De veel voorkomende praktijk van oormerken (bv. “wel de spullen, niet de salarissen, en ook niet te veel vervoerskosten, a.u.b.”) maakt dat nóg ingewikkelder, zo niet onmogelijk. En ten slotte is het maar de vraag of een fonds met een marginale bijdrage daadwerkelijk het verschil maakt.

Het schieten met hagel door fondsen heeft meer nadelen. Doordat de fondsmedewerkers hun aandacht over een groot aantal projecten moeten verdelen, is de voortgangsbewaking een administratief tijdrovende taak (tenzij een fonds niet geïnteresseerd is in de voortgang, want dan maakt het natuurlijk niets uit). Een gedegen evaluatie van de gesteunde projecten schiet er vaak helemaal bij in. Hoe dan ook zal een fonds dat een kleine stakeholder in een project is, minder geneigd zijn om zich af te vragen welke resultaten er zijn bereikt. Veelal beperken controles zich tot de manier waarop de bijdrage is uitgegeven en of die in overeenstemming is met de begroting en de toekenningsvoorwaarden.

Minder regeldruk

Ook voor de aanvragers heeft deze werkwijze grote nadelen. Fondsmedewerkers zien naar mijn indruk vaak over het hoofd dat het beheren van bijdragen van diverse fondsen ook voor aanvragers/begunstigden een enorme administratielast met zich meebrengt. Het ene fonds heeft bezwaren tegen locatiehuur, een tweede fonds vindt tarieven van professionals te hoog, een derde gaat niet akkoord met de manier waarop de eigen bijdrage is geleverd. Ik geef het de aanvragers te doen die meer dan drie fondsen ter wille moeten zijn. Het veroorzaakt een regeldruk waarin allerlei prikkels besloten liggen om per fonds een aangepaste projectbegroting te hanteren – het tegenovergestelde van wat fondsen beogen te bereiken, volgens mij.

De werkwijze van fondsen is tot op zekere hoogte te verklaren uit de (historisch) gegroeide wens om zoveel mogelijk initiatieven te bereiken. Vooral de wat langer bestaande fondsen volgen die werkwijze, soms ingegeven door de credo’s ‘laat duizend bloemen bloeien’ en ‘doe wel en zie niet om’. Het is een beetje als een landbouwer die zijn akker ploegt, er zaad overheen gooit en vervolgens vanuit zijn tuinstoel gaat kijken wat er opkomt zonder onkruidbestrijding, zonder bewatering, zonder bemesting en zonder ongediertebestrijding. De oogst wordt niet gewogen en er wordt nauwelijks gekeken naar manieren van opbrengstverhoging in een volgend seizoen. Het strookt ook niet met een ander credo: ‘er moet zo min mogelijk aan de strijkstok blijven hangen’: er moet zoveel mogelijk geld naar de projecten en het beoordelen en selecteren van projecten moet de fondsen zo weinig mogelijk geld kosten. Dus: als de fondsen geld uitgeven aan operationele lasten, is het verkeerd, maar de vraag of de begunstigde de fondsbijdrage optimaal heeft besteed, lijken fondsen niet te willen stellen. Dat wringt.

Meer focus

Dit is een werkwijze die bol staat van traditie, koffie en sigarenrook, maar is niet meer erg van deze tijd. Ik zou fondsen willen aanmoedigen om zich te beperken tot een kleiner werkgebied (bij voorkeur daar waar wat minder fondsen actief zijn) en hun bijdrage per project te verhogen. Liever 10 projecten van (gemiddeld) € 20.000,- dan 100 projecten van € 2.000,-, is mijn motto. Hoe minder verschillende financiers, des te gemakkelijker de begroting en uitgaven zijn te beheren. Ook van het oormerken zouden de fondsen grotendeels af kunnen stappen, zodra zij bereid zijn een project in zijn totaliteit te omarmen – waarmee ik bedoel dat ze geen kostenposten zouden moeten uitsluiten (afgezien van de eigen bijdrage dan).

Het eerste voordeel is dat een deel van de administratielast wegvalt bij aanvragers én fondsen. Dus kan er meer tijd worden vrijgemaakt voor het vinden van een antwoord op de vraag: welke resultaten zijn er geboekt? Komen die overeen met de vooraf gestelde projectdoelen? Welke lessen zijn er geleerd? Deze vragen betreffen vooral de prestaties van de uitvoerder. Met meer focus zijn fondsen in staat om deskundigheid op te bouwen en een systeem van projectevaluatie te ontwikkelen dat niet al te zwaar hoeft te zijn. Daarmee worden mogelijkheden gecreëerd om de beoordeling van nieuwe aanvragen te verbeteren en uitvoerders te begeleiden bij de uitvoering van projecten.

Een tweede voordeel van meer tijd per project is dat er een antwoord kan worden gezocht op de vraag: hebben wij als fonds het verschil gemaakt met onze bijdrage? Wat is er met onze bijdrage bereikt? Moeten we dergelijke projecten vaker financieren? Deze vragen gaan in op de werkwijze van het fonds en dienen vooral ter zelfreflectie. De antwoorden hierop, bij voorkeur vastgelegd in een projectadministratie, zouden kunnen dienen als bronmateriaal bij het schrijven van de jaarverslagen.

Een derde voordeel lijkt mij te liggen in de profilering van fondsen, die nu teveel in elkaars vaarwater vertoeven. Met meer focus kan een fonds zich beter profileren en zich makkelijker onderscheiden van hun collega-fondsen, wat de herkenbaarheid voor hun achterban (aanvragers zowel als donateurs) vergroot. Hiermee is niet gezegd dat ik medefinanciering door fondsen van projecten ontmoedig – integendeel. Maar hopelijk wordt die vorm van samenwerking dan minder bedreigend en is er minder gevoelde noodzaak om werkgebieden of projecten te ‘claimen’ in publiciteitscampagnes.

Ten slotte: een fonds mag best een grens stellen aan zijn eigen bijdrage. 100% Projectfinanciering is niet het doel. Financiële afhankelijkheid zou zo veel mogelijk vermeden moeten worden. Naar mijn idee moet de aanvrager worden gestimuleerd om zelf inkomsten te genereren of lokaal te werven. Hoe meer plaatselijk draagvlak, hoe groter de kans op continuïteit.

Gewoonten en ik

Toen ik voltijds voor fondsen werkte, vond ik de mechanismen en procedures die fondsen hanteerden heel normaal. Het spreiden van giften leek logisch, zonder dat ik er verder over nadacht. Ik had me dan ook snel aangeleerd om bij de verantwoording van projecten vooral de uitgaven te controleren, zonder me af te vragen wat ermee was bereikt. Het ontbrak me aan tijd om daar anders naar te kijken. Tijdgebrek was een algemeen verschijnsel bij fondsen: er lagen stapels aanvragen op mijn bureau van organisaties die ook – en liefst snel – op een besluit zaten te wachten. Die immer stijgende stapel aanvragendossiers in combinatie met de volgende besluittermijn gaf een gevoel van urgentie die soms buitengewone proporties aan kon nemen. Die werkdruk was niet altijd prettig en ontnam me de tijd tot bezinning.

Nu ik meer afstand tot mijn werk als aanvraagbeoordelaar heb, verbaas ik mij steeds meer over deze fondsgewoonten en -tradities waarvan ik deel uit heb gemaakt en ook heb geholpen in stand te houden. Ik herinner me de drang om telkens nieuwe aanvragers op de radar te krijgen, waarmee een fonds als eerste mogelijke financier in gesprek kon gaan, zelfs tot in het buitenland. Het zorgde voor een zekere spanning in het werk en voor de spannende verhalen aan de lunchtafel. In die tijd had ik voortdurend het gevoel dat ik met iets gewichtigs bezig was. Nieuwe projecten ontdekken was vooral een kans om je als fonds te onderscheiden van de rest. Maar hoe diep gingen die relaties met die aanvragers nu eigenlijk? Met welk van deze organisaties hebben de fondsen nog contact? Wat gebeurt er momenteel met de projecten, die pakweg vijf jaar gelden zijn gesteund?

Fondsen rapporteren in hun jaarverslagen over de hoeveelheden projecten en die zij hebben gesteund, het aantal mensen dat zij (via die projecten) heeft bereikt en hoeveel geld zij daaraan hebben bijgedragen. Steeds vaker vraag ik mij af: moeten fondsen wel zo ontzaglijk veel projecten willen steunen? Is het realistisch om te denken dat een fonds de problemen van al die aanvragers kan oplossen? Wat zegt het bijvoorbeeld als een fonds pakweg 9 miljoen euro uitgeeft en beweert daar 50.000 mensen mee te hebben bereikt? Ik vraag me dan af: hoe zijn die mensen dan bereikt? Welke verandering is er teweeggebracht in hun levens?

Ik wens fondsmedewerkers toe dat zij ruim de tijd krijgen om afstand te nemen van hun werk, zodat de gewoonten een beetje kunnen slijten en zich een vogelvluchtperspectief kan ontwikkelen op het werk van het fonds. Bezoek eens een paar projecten uit het verleden, rapporteer aan collega’s en bestuur wat je hebt aangetroffen. Bezin je op je toekenningsbeleid. Ik wil wedden, dat je punten voor verbetering zult zien.

  1. Dit percentage is gevoelsmatig gebaseerd op informatie uit projectadministraties van fondsen waarvoor ik in de afgelopen 10 jaar heb gewerkt – JR

Geef een reactie