Tag: aanvraagbeoordelaar

Het vak aanvraagbeoordelaar (1)

In het Handboek voor aanvraagbeoordelaars beweer ik dat aanvragen beoordelen een echt vak is. Merriam Webster verstaat onder een vak (vrij vertaald): “1. Een roeping die gespecialiseerde kennis en meestal lange en intensieve academische voorbereiding vergt 2. Alle personen die deel uitmaken van een roeping” (zie de tweede omschrijving).

Aanvraagbeoordelaars zijn vaak hoog opgeleid en/of beschikken over lange werkervaring. Het beoordelen van aanvragen vergt bekwaamheid en tact. Ze hebben verantwoordelijkheden en zijn aanspreekbaar op hun prestaties.

Er is daarnaast sprake van een beroepsgroep. In taakomschrijvingen die fondsen hanteren voor aanvraagbeoordelaars zie je veel overeenkomsten. Dat maakt het als vak herkenbaar. Het beoordelen van aanvragen is geen werkzaamheid die per fonds opnieuw wordt uitgevonden. Hun gezamenlijke roeping is het bijdragen aan maatschappelijke projecten voor het algemeen nut op professionele wijze.

Daarmee is er nog geen begrijpelijke inhoudelijke omschrijving van het vak aanvraagbeoordelaar. De behoefte daaraan werd me geregeld duidelijk op ongedwongen gelegenheden, als me werd gevraagd wat voor werk ik doe. Hoe leg je op een verjaardagsfeestje uit aan je familie, vrienden of toehoorders wat je doet voor een fonds als ‘projectadviseur’ of ‘adviseur bestedingen’? Deze vraag heeft mij een tijd lang beziggehouden. Het frustreerde me dat ik op dergelijke momenten er niet goed in slaagde uit te leggen wat mijn werk inhield. Pas na verloop van tijd en veel oefenen kwam daar verandering in.

Afhankelijk van mijn toehoorders volg ik verschillende uitlegwijzen. Soms vergelijk ik het werk van de aanvraagbeoordelaar met het beoordelen van een kredietaanvraag bij een bank. Een ondernemer die een lening wil krijgen zal moeten voldoen aan een aantal eisen waarop de bank toetst. Het verschil met een bank is dat een fonds geen economisch rendement verlangt. Fondsen verlangen (meestal) niet dat hun bijdrage wordt terugbetaald. Ze vragen ook geen onderpand. Wél verlangen fondsen (in toenemende mate) dat de ontvanger van de bijdrage aantoont dat er maatschappelijk rendement is bereikt. Dat beoordelen vergt onderzoek.

Ik begin soms met een korte schets van de grote hoeveelheid stichtingen en verenigingen in Nederland of in het buitenland die projecten bedenken voor het lenigen van specifieke nood. Ik gebruik een specifieke doelgroep of monument, een kunstvoorwerp of campagne – iets uit de belevingswereld van de gesprekspartner – als voorbeeld. Veel van deze organisaties hebben het financieel niet breed en kunnen bij fondsen terecht voor een financiële bijdrage om hun projecten uit te voeren, vertel ik dan. Als er een stapeltje folders of tijdschriften binnen handbereik ligt, grijp ik er een paar uit en vertel verder: ze dienen een aanvraag in die onder andere bestaat uit een jaarrekening, statuten, uittreksel KvK, een projectplan en een begroting (terwijl ik de tijdschriften één voor één voor me neerleg. Ze vormen mijn denkbeeldige projectdossier. Een beetje lichaamstaal is nooit weg.)

Vervolgens beoordeel ik aan de hand van deze documenten of ze voldoen aan de richtlijnen van het fonds waarvoor ik werk. Aan de jaarrekening (ik blader wat in een tijdschrift) kan ik bijvoorbeeld zien of ze het geld wel echt nodig hebben. Veel fondsen vinden het belangrijk dat er vrijwilligers zijn betrokken bij het project. Dat verifieer ik aan de hand van het projectplan (nog meer geblader in een ander tijdschrift). Een aantal uitdrukkingen komt steevast terug in mijn uitleg, zoals charitatief of filantropisch, toetsing, algemeen nut, en haalbaarheid. Hieruit wordt duidelijk dat aanvragen beoordelen bestaat uit veel dossierwerk. ‘De kunst is om een onderscheid te maken tussen een goed project en een goede aanvraag op papier,’ zeg ik er vaak bij.

Niet iedereen weet wat een (charitatief) fonds is. Wat helpt is dat fondsen de afgelopen jaren in toenemende mate hebben gecommuniceerd over hun werk. Het noemen van een landelijk bekend fonds zorgt derhalve meteen voor herkenning. De meeste van mijn gesprekspartners kennen fondsen echter van hun fondsenwervingscampagnes, maar niet van hun bestedingen aan projecten.

“Dus je zat vaak op een zak geld?” is een reactie die ik zo nu en dan terug krijg. Waarop mijn standaard reactie: ‘Nee, want ik besloot zelf nooit over de bijdragen die werden gegund, dat deden anderen. Míjn rol beperkte zich tot het adviseren van besluitnemers op basis van zo goed mogelijk onderzoek.’

Ik had de indruk dat ik in de meeste gevallen er wel in was geslaagd om uit te leggen waaruit mijn werk bestond.

Pardon: mijn vak.

De totstandkoming van een handboek

Kiem

Ik was al een aantal jaren werkzaam geweest als aanvraagbeoordelaar toen de gedachte rees om op te schrijven hoe ik mijn werk voor fondsen uitvoerde. De aanleiding weet ik niet meer precies, maar het is goed mogelijk dat de ontwikkeling van een online aanvraagformulier voor een fonds deze gedachte wakker maakte. Het opstellen van een aanvraagformulier voor aanvragers was een oefening in het denken vanuit hun perspectief. Door structuur te bieden in het aanvraagformulier, zo was de verwachting, zouden aanvragers in staat zijn om betere aanvragen in te dienen. Vaak ontbraken er gegevens aan aanvragen en het navragen leverde veel gevoelsmatig zinloos en tijdrovend werk op.

Het ontwerpen van een aanvraagformulier vergde ook structurering van projectgegevens. Bij de meeste projectaanvragen was de behoefte aan bepaalde gegevens hetzelfde, dus lag het voor de hand om die gegevens in elk geval op te nemen in het formulier. Daarnaast was het zaak om die gegevens te ordenen. Zo ontstond bij mij een besef van de manier waarop een fonds naar gegevens in aanvragen keek. Maar het duurde nog een aantal jaren, voordat ik begon te schrijven.

De eerste regels

Dat moment ontstond toen ik zelfstandig ondernemer werd. Er kwam wat meer ruimte en afstand tot mijn werk, en mijn ervaringen werden verbreed via opdrachten bij andere fondsen. Ik werd me er van bewust dat fondsen op vergelijkbare manier projectgegevens verzamelen. De interpretatie van die gegevens kon per fonds verschillen en dat maakte de afwisselende werkervaring des te interessanter.

Dat inspireerde om mijn ervaringen toe te vertrouwen aan de harde schijf. In 2010 zette ik mijn eerste regels op schrift. Aanvankelijk deed ik het voor mezelf. Ik wilde ordening aanbrengen in de wolk van onderdelen en aspecten aan de hand waarvan aanvragen worden beoordeeld. Ik verwachtte dat ik met een pagina of 50 á 60 al deze zaken wel op een rijtje had, maar al gauw bleek dat ik op meer pagina’s uit zou komen. De kans dat het een grotere klus zou worden dan ik vooraf had gedacht leek reëel. Ik besloot om een medeschrijver te gaan zoeken, met wie ik kon sparren en werk verdelen.

De zoektocht naar een medeschrijver leverde vele leuke gesprekken op en steekhoudende terugkoppeling op het boek, maar niemand bleek beschikbaar om zich aan het schrijverschap te committeren. Een tijd lang was ik meer bezig met het zoeken naar een medeschrijver dan met schrijven. Ik was inmiddels anderhalf jaar verder. Op een gegeven moment zei iemand tegen mij: “Het is jouw boek, Jan, jíj moet het schrijven!”.

Vastloper

Het duurde even voor tot ik mijn verzet tegen die constatering opgaf en alleen verder ben gaan schrijven. Ik kwam een eind, maar ik liep na een tijdje toch weer vast. Hoewel ik wist welke onderwerpen ik aan bod wilde laten komen, bleek het moeilijk om voortgang te houden zonder enige vorm van toezicht. Een collega ondernemer bleek bereid om me te helpen met de eindspurt. Door samen een eindtermijn te stellen had ik een punt om naar toe te werken. We spraken af dat ik haar om de vier á vijf dagen een bijgewerkte versie van het manuscript zou toesturen. Als ik daarin niet slaagde, bespraken we de knelpunten.

Deze opzet werkte. Eind oktober 2012 had ik alle thema’s die onderdeel uitmaken van het werk van aanvraagbeoordelaars benoemd en beschreven. De hoofdstuk- en paragraafindeling was nu compleet. Ik liet het manuscript, dat inmiddels 200 pagina’s (66.000 woorden) telde, vervolgens een poosje rusten om afstand te nemen.

Printing on demand

De mogelijkheid bestond om het boek aan te bieden bij een commerciële uitgeverij, maar ik voelde me niet thuis bij het keurslijf van schrijfstijl, schrijversovereenkomsten en daaruit voortvloeiende beperkte beschikking over de publicatie. Ik besloot om te onderzoeken hoe ik het boek in eigen beheer kon uitgeven. Ik had begrepen dat dit tegenwoordig een peulenschil is en met drukken op verzoek (Printing On Demand) zou er niet veel voorinvestering nodig zijn. Dat bleek niet helemaal het geval te zijn. Veel aanbieders van POD-diensten stelden de zaken mooier voor dan gehoopt. Ik liep vaak vast op de beperkte keus in boekformaat en het gebrek aan mogelijkheid om de aanbieders telefonisch te benaderen. De drukspecificaties (papiersoort, omslag, kleur) zeiden me weinig. Daar kon ik best wat  ondersteuning bij gebruiken en besloot om op zoek te gaan naar een geschikte persoon daarvoor.

Tegelijkertijd kwam ik bij herlezing van het manuscript tot de conclusie dat ik zonder professionele redacteur en een vormgever niet in staat zou zijn om een kwalitatief aanvaardbaar boek uit te geven. Leesblindheid speelde me parten. Ik wist al wat ik geschreven had, dus kon ik het boek niet met een onbevangen blik lezen en corrigeren. Het opmaken van een manuscript in een vormgevingsprogramma is ook mijn vak niet. Ik had hiervoor een professionele ontwerper nodig.

Fondsen werven

Met het uitbesteden van redactie en vormgeving waren uiteraard kosten gemoeid. Ik besloot om de stoute schoenen aan te trekken en een aantal fondsen te benaderen voor een bijdrage. Uiteraard wist ik dat fondsen zelden of nooit financieel bijdragen aan publicaties. Hoe vaak had ik niet zelf al een aanvraag moeten afwijzen om die reden? Mijn hoop was er echter op gevestigd dat ze het publiceren van het handboek zagen als een mogelijkheid om te investeren in de professionalisering van de aanvraagbeoordeling. Ik benaderde alle fondsen telefonisch en stuurde in een opvolgende mail aan alle fondsen die ik had benaderd een kopie van het manuscript toe.

De reacties waren erg positief. Ik had rekening gehouden met afwijzingen, maar toch bleken vier fondsen bereid om een bijdrage te leveren. Sommige fondsen gaven aan een aantal exemplaren van het  boek te willen bestellen. Ik had succesvol een aanvraag ingediend voor een project dat ik zelf had geïnitieerd! Het was bijzonder om een keer aan de andere kant van de tafel te zitten – als aanvrager. Met deze bijdragen was het mogelijk om het manuscript niet alleen uit te geven, maar ook een aanzienlijke kwaliteitsverbetering te bereiken.

Uitgeven

In het voorjaar van 2013 vroeg mijn vriendin: “Mag ik het boek ook eens lezen?” Uiteraard mocht dat. Om een lang verhaal kort te maken: haar redactionele bijdrage heeft uiteindelijk een jaar  geduurd. We hebben in totaal vier keer het gehele manuscript onderhanden genomen, waarbij we telkens met een fijnere kam de teksten doorwerkten. Eerst de zinsopbouw en de tekstvolgorde, daarna  de dubbelingen en tegenstrijdigheden, vervolgens de samenhang tussen de hoofdstukken. Tussentijds volgde er nog een feitelijke controle op de financiële paragrafen. In deze periode werd ook de taalkundige redactie gedaan.

Ik vond in Sabine Verbeek een betrokken uitgever die de volledige zeggenschap over het manuscript bij mij liet en me wegwijs maakte in  de keuze voor een drukker en een boekformaat. Zij vroeg een ISBNummer aan en droeg in belangrijke mate bij aan de definitieve vormgeving van het boek. Ook bood ze mij een drukker aan die bereid was om het boek te printen. Het 25-jarig jubileum van de FIN in november 2013 leek een mooi moment om de verschijning van het handboek aan te kondigen. Ik had net de eerste drukproef ontvangen van de vormgever en die zag er mooi uit. Ik verwachte het handboek binnen een paar weken uit te kunnen geven en besloot dat officieel aan te kondigen. Dat bleek een vergissing. Achteraf bezien heb ik me laten meeslepen door mijn enthousiasme. Bij lezing van de drukproef bleken er nog steeds te veel onduidelijkheden in het document te zitten. Helaas was ik te optimistisch geweest over de verschijningsdatum. Een nieuwe, grondige correctieronde volgde. Deze nam nog veel tijd in beslag, omdat het de laatste moest zijn. Het schrijfproces had drie jaar geduurd, een definitief eindpunt was wenselijk. In totaal schat ik dat ik 4 á 6 werkdagen per pagina heb besteed. Daarin heb ik de uren van degenen die mijn teksten hebben gelezen niet eens meegerekend.

Terwijl ik de laatste correctieronde aan het manuscript uitvoerde, was mijn uitgever door economische omstandigheden gedwongen om te stoppen met haar werkzaamheden. Voor de eerder gekozen drukker bleek het wegvallen van de uitgever in het contact met mij als auteur bezwaarlijk. Ik had dus een document dat gereed was, maar geen drukker en  ook geen oplossing voor de verkoop van het boek. Een nieuwe oriëntatie op POD-aanbieders volgde. Ik had de optieom zelf  een boekenvoorraad aanleggen en deze handmatig te verpakken, factureren, frankeren en verzenden aan bestellers. Dit is echter een foutgevoelige werkwijze met als risico dat je voorraad overhoudt. Ik heb geen idee hoeveel exemplaren ik van het boek ga verkopen. Ik besloot daarom opnieuw op zoek te gaan naar een POD-dienstverlener die in rechtstreeks contact met mij als auteur de vervaardiging (het printen en binden), verpakken, facturering, frankering en verzending op zich zou nemen.

Pumbo.nl bleek de geschikte organisatie daarvoor te zijn. Niet alleen was ik vrij in de keuze van het boekformaat, dat al vast lag in het ontwerp, maar ook bleek Pumbo gewoon telefonisch bereikbaar. Maar ook dit was geen gelopen race. Diverse mailtjes en drukproeven werden uitgewisseld alvorens een keuze werd gemaakt voor de definitieve uitvoering. Die is nu gereed. De verkoop van het Handboek kan beginnen.